Twój biznes rozwija się pomyślnie i wkrótce będziesz zatrudniał pierwszego pracownika. Przyciągnąłeś dobrych kandydatów dobrze napisanym i super skutecznym ogłoszeniem o pracę, umówiłeś kilka rozmów z kandydatami, których profile wydają się idealne na dane stanowisko.
Jak znaleźć idealnego kandydata i uniknąć bolesnej pomyłki castingowej? Jakie pytania należy zadawać, aby nie przeoczyć ważnych informacji? Jakie są pułapki, których należy unikać podczas prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej?
1. Określenie stanowiska, które ma zostać obsadzone.
Zanim rozpoczniesz proces rekrutacji, dokładnie przemyśl stanowisko, które chcesz stworzyć.
Co będzie należało do zadań nowego rekruta?
Jakie są obowiązki?
Szukasz profilu juniorskiego lub seniorskiego?
Pozwoli to na określenie typowego profilu przyszłego pracownika i pomoże w uporządkowaniu otrzymanych aplikacji.
A przede wszystkim, im dokładniej określisz granice stanowiska, które ma być utworzone, tym bardziej przyciągniesz wykwalifikowane i zmotywowane CV. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej należy przypomnieć sobie najważniejsze zadania na danym stanowisku i sprawdzić je punkt po punkcie.
2. Filtruj CV.
Otrzymałeś dziesiątki aplikacji, teraz posortuj je tak, aby zachować tylko te najbardziej istotne. Rzeczywiście, nie ma sensu przyjmować tak wielu kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną: będziesz tracić czas i tracić z oczu swoje kryteria wyszukiwania.
Aby ułatwić analizę CV, sporządź listę kryteriów wyboru, które uważasz za niezbędne na danym stanowisku i uszereguj je pod względem ważności. Następnie “zeskanuj” życiorysy według tej siatki odczytów.
Na koniec sklasyfikuj profile na 3 kategorie:
a. aplikacje, które są całkowicie odpowiednie,
b. aplikacje, które są bardziej lub mniej odpowiednie,
c. aplikacje, które w ogóle nie są odpowiednie.
I oczywiście, dawać pierwszeństwo kandydatom z pierwszej kategorii.
3. Przygotuj odpowiednie pytania.
Dużą część pracy przygotowawczej stanowi decyzja o tym, jakie pytania zadać kandydatom. Zadając kandydatom odpowiednie pytania i analizując ich odpowiedzi, z pewnością zdobędziesz cenne informacje, które pozwolą Ci ich ocenić.
Oto kilka przykładowych pytań.
Dlaczego odszedłeś z poprzedniego stanowiska?
Co wiesz o naszej działalności?
Dlaczego mielibyśmy Cię zatrudnić?
Co motywuje Cię do pracy na tym stanowisku?
Czy uważasz się za człowieka sukcesu?
Jakie są Twoje mocne strony?
Co sądzą o tobie twoi koledzy?
Co powiedział o Tobie Twój przełożony?
Czy potrafisz dobrze pracować pod presją?
Czy jesteś gotów przedkładać interesy firmy nad swoje własne?
Jak zmotywowałbyś pracownika z niskim morale?
Jak poradziłbyś sobie z niezadowolonym klientem?
Gdzie widzisz siebie za pięć lat?
Czego oczekujesz od tego stanowiska?
Dlaczego uważa Pan/Pani, że odniesie sukces na tym stanowisku?
Opracuj pytania wokół kryteriów rekrutacji, które zasługują na największą uwagę. Pytania te pozwolą Ci na:
a. zapoznanie się z kandydatem,
b. ocenę wiedzę i zrozumienie kandydatów,
c. ocenę przydatnościkandydatów,
d. ocenę intencji kandydatów.
Znajdź alternatywę dla oklepanych pytań, aby uniknąć z góry narzuconych odpowiedzi. Rzeczywiście, chociaż pomocne jest posiadanie listy pytań przed sobą podczas rozmowy twarzą w twarz, upewnij się, że utrzymujesz kontakt wzrokowy z kandydatem podczas rozmowy.
4. Zasięgnij profesjonalnej porady.
Zatrudnianie pracowników nie musi być samotną podróżą. Firmy rekrutacyjne mogą być doskonałymi sojusznikami w nauce, jak prowadzić rozmowę kwalifikacyjną. Jeśli zdecydujesz się na outsourcing procesu rekrutacji, rozważ skonsultowanie się z Biegłym Rewidentem w celu uzyskania porady na temat wyboru odpowiedniej agencji rekrutacyjnej.
Zapytaj ich o radę, jak poprawić swoje pytania lub uruchomić symulacje, aby poprawić swoje umiejętności wywiadu. Profesjonalni rekruterzy będą również w stanie pomóc Ci utrzymać rozmowę kwalifikacyjną zgodnie z prawem. Na przykład, nielegalne jest pytanie rozmówcy, czy planuje mieć dzieci. Dobry rekruter odradzi zadawanie tego pytania.
5. Zmniejszenie stresu kandydata i zrelaksowanie się.
Teraz nadszedł czas na rozmowę kwalifikacyjną. Ty jesteś tym, który poprowadzi tę chwilę. Pamiętaj, aby uspokoić kandydata. Kandydaci uważają, że rozmowy kwalifikacyjne są stresujące, ponieważ mają do czynienia z nieznanym:
Rozluźnij się i zachęć do naturalnej rozmowy: pamiętaj, że większość ludzi potrafi wyczuć, czy ktoś jest fałszywy. Również w sytuacjach stresowych radzimy sobie gorzej. Kandydat będzie wyrażał się lepiej, jeśli przeprowadzisz rozmowę w bardziej swobodnej atmosferze.
W celu obniżenia poziomu stresu u kandydata:
a. poinformuj go z wyprzedzeniem o tematach, które chcesz omówić, aby mógł się przygotować.
b. bądź przygotowany na spotkanie w dogodnym dla nich czasie.
c. określ też obowiązujący w Twojej firmie dress code.
Twoim celem jest sprawienie, aby czuł się komfortowo, tak aby rozmowa była produktywna i profesjonalna.
6. Zaangażuj innych w proces rekrutacji.
Zaangażuj innych menedżerów w proces rekrutacji. Na przykład, jeśli zarządzasz zasobami ludzkimi, możesz najpierw przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną. Kolejną osobą byłby potencjalny przełożony kandydata, a następnie jeden z kluczowych pracowników.
Rozważ przyniesienie kopii życiorysów do wszystkich ankieterów.
Wyjaśnij im kluczowe kryteria przydatności profili na dane stanowisko.
Zapewnij kandydatowi czas na interakcję z każdą osobą.
Zebranie kilku rekruterów daje możliwość spojrzenia na kandydatów z różnych perspektyw.
7. Powstrzymanie się od z góry przyjętych pomysłów.
Celem każdego rekrutera jest dobór jak najlepszych pracowników. Jednak na nasze decyzje o zatrudnieniu mogą mieć wpływ (i często mają) nasze nieświadome uprzedzenia i stereotypy. Te uprzedzenia są trudne do wykrycia. Prowadzą one do braku równowagi w procesie rekrutacji, czego skutkiem jest raczej jednolite miejsce pracy niż różnorodność. Jednakże:
8. Postawienie kandydata w sytuacji.
Nie ma nic lepszego do oceny kandydata niż postawienie go w sytuacji. Pomyśl o małym scenariuszu, w którym możesz sprawdzić ich reakcje na konkretne problemy. Postaw na praktyczny przypadek związany z zadaniami i decyzjami, które być może będą musieli podjąć.
Odgrywanie ról pozwoli Ci:
– ocenić reakcje kandydata,
– wiedzieć, czy kandydat spełnia Twoje kryteria,
– sprawdzić, czy podziela on/ona podstawowe wartości Twojej firmy.
9. Pozwól kandydatowi wyrazić siebie.
Zacznij od zadawania pytań otwartych.
Opowiedz mi o swoim pochodzeniu
Czego od nas oczekujesz?
Pytania te dają kandydatowi możliwość swobodnego wypowiedzenia się i zorientowania się w sytuacji.
Po swojej stronie oceniasz ich zdolność do syntezy, ich elokwencję, ich sposób radzenia sobie ze stresem. Pytania te dają Ci kluczowe elementy do nakreślenia konturów osobowości kandydata.
10. Daj kandydatowi szansę na zadawanie pytań.
Podczas rozmowy kwalifikacyjnej należy dać kandydatowi możliwość zadawania własnych pytań. W ten sposób będzie w stanie określić, czy ta praca jest dla niego odpowiednia. Pytania te pomogą Ci upewnić się, że kandydat jest dobrze przygotowany do rozmowy i jest autentycznie zainteresowany stanowiskiem. Zasada 80/20 to skuteczna strategia prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej: słuchasz 80% czasu, a mówisz 20%.
11. Sprawdź motywacje kandydata.
Dlaczego kandydat odpowiedział na Twoją ofertę pracy? Jakie są ich motywacje? Zadając te pytania potencjalnym rekrutom, ocenisz ich entuzjazm i potwierdzisz, że zrozumieli, czego oczekuje od nich Twoja firma.
12. Nie wahaj się poprosić o referencje.
Czy pomimo pytań zadawanych podczas rozmowy kwalifikacyjnej, nadal nie masz pewności co do kandydata? Poproś kandydata o przedstawienie referencji. Kontaktując się z ostatnimi firmami, w których pracował, można wyjaśnić wszelkie niejasności i potwierdzić prawdziwość informacji podanych przez kandydata.
13. Nadaj pozytywny wizerunek swojej firmie.
Prowadzenie rozmowy rekrutacyjnej to także uwodzenie kandydata. Najlepsze profile są zazwyczaj ścigane przez kilka firm. Przekazuj więc pozytywny wizerunek, który wzbudza zaufanie do Twojej firmy. Przedstaw zalety stanowiska, możliwości rozwoju. Twoja postawa podczas rozmowy kwalifikacyjnej jest czynnikiem decydującym o przyciągnięciu właściwego kandydata.
Wysłuchaj ich, odpowiedz na ich wątpliwości i pytania. Pamiętaj też, że udana rekrutacja jest wynikiem wzajemnego zaangażowania pomiędzy Tobą a kandydatem.
14. Przeprowadzenie wywiadu behawioralnego.
Wywiad behawioralny to pytanie otwarte, w którym kandydat proszony jest o opisanie w sposób konkretny krytycznej sytuacji, z którą się zetknął. Przeprowadzenie wywiadu behawioralnego pomaga zrozumieć, w jaki sposób kandydat zareagował na daną okoliczność w przeszłości. Jest to doskonałe narzędzie do sprawdzenia, czy dana osoba ma odpowiednie nastawienie do pracy na danym stanowisku.
Przykłady pytań behawioralnych.
W jaki sposób broniłeś swojego stanowiska podczas wdrażania tej niepopularnej decyzji?
Jak poradziłeś sobie ze złożonym problemem?
W najlepszych wywiadach behawioralnych kandydat może nie zauważyć, na jaki typ postawy zwraca uwagę rekruter. Obserwuj także mowę ciała kandydata i sposób, w jaki wchodzi w interakcje. Jest to skuteczny sposób na poznanie osoby i jej reakcji.
15. Słuchaj i rób notatki podczas rozmowy.
Nie ma sensu zadawać dobrych pytań na rozmowie kwalifikacyjnej, jeśli nie słuchasz odpowiedzi kandydatów. Nie będziesz pamiętać wszystko kandydat powiedział podczas prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej, więc robić notatki. Zwłaszcza jeśli niektórzy kandydaci wykazują się ponadprzeciętnymi umiejętnościami komunikacyjnymi lub entuzjazmem w odpowiadaniu na pytania.
16. Lista kontrolna dla wywiadów wideokonferencyjnych.
Dzięki wykorzystaniu narzędzi takich jak Skype, przedsiębiorcy mogą teraz rekrutować kandydata na drugim końcu świata. Zanim przeprowadzisz rozmowę kwalifikacyjną zdalnie, rozważ poniższą listę kontrolną.
Znajdź ciche, prywatne, dobrze oświetlone miejsce, w którym nikt nie będzie Ci przeszkadzał.
Upewnij się, że Twoje połączenie internetowe jest stabilne.
Upewnij się, że dźwięk i mikrofon działają.
Przetestuj kamerę internetową swojego komputera.
Zamknij wszystkie niepotrzebne karty przeglądarki internetowej i aplikacje.
Miej na biurku długopis, notatnik i kopię CV kandydata.
Przełącz swój telefon w tryb cichy.
17. Słabe zarządzanie czasem.
Przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej trwa zazwyczaj od 45 minut do godziny. Twoim zadaniem jest upewnić się, że rozmowa przebiega sprawnie, więc przygotuj jasną listę punktów do omówienia z kandydatem, pozwól im wyrazić siebie, starając się jednocześnie kontrolować kandydatów, którzy są trochę zbyt rozmowni. Pomyśl o sporządzeniu przewodnika po rozmowach kwalifikacyjnych, w którym wypiszesz etapy procesu rekrutacji:
najważniejsze dane dotyczące życiorysów
informacje, które chcesz przekazać kandydatom na dane stanowisko,
atmosfera w twojej firmie.
Przed zakończeniem rozmowy nie zapomnij zapytać rozmówców, czy mają jakieś pytania.
18. Zadawanie pytań niezgodnych z prawem.
Należy pamiętać, że niektóre pytania nie powinny i nie mogą być zadawane kandydatowi.
Konkretnie rzecz ujmując, aby przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną zgodnie z prawem, nie można pytać o:
życie prywatne (singiel, żonaty…),
zdrowie,
religia,
idee polityczne,
członkostwo w związkach zawodowych,
orientacja seksualna.
Jeśli kandydat uważa, że padł ofiarą dyskryminacji przy zatrudnianiu, może zgłosić skargę. Ponadto, powinieneś wiedzieć, że jeśli zamierzasz poddać swoich kandydatów testom umiejętności lub osobowości, musisz poinformować ich o tym przed rozmową kwalifikacyjną.
19. Monopolizowanie głosu podczas rozmowy rekrutacyjnej.
Uważaj, aby nie zmonopolizować podłogi podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Kandydat potrzebuje od Ciebie informacji na temat pracy i firmy. Powinien jednak również umieć zaprezentować własne kwalifikacje i pokazać, w jaki sposób są one istotne dla danego stanowiska. Stosunek mówienia powinien zatem wynosić: 80% kandydat, 20% rekruter.
20. Niech twoje uprzedzenia wpływają na ciebie.
Wszyscy jesteśmy pod wpływem naszych nieświadomych odruchów, a one mogą sprawić, że podejmiemy złe decyzje. Oto kilka wskazówek, jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną w sposób niedyskryminujący.
Zidentyfikuj własne uprzedzenia: pomimo najlepszych intencji, uprzedzenia mogą zakłócić proces zatrudniania (uprzedzenia społeczne, etniczne, religijne).
Zadaj sobie pytanie, jakie cechy naprawdę wpływają na wyniki pracy kandydata.
Na przykład, to co nosi kandydat może być interesujące dla menedżerów sprzedaży, ale nie tak bardzo dla programistów.
Zwolnij tempo podejmowania decyzji: rekruterzy często podejmują szybkie decyzje dotyczące kandydata. Nie spiesz się, a następnie przejrzyj swoje notatki, aby wyrobić sobie zdanie na temat kandydatów.
Skup się na cechach związanych z pracą. Jeśli chcesz ocenić umiejętności, użyj konkretnych testów. Wiedza o tym, jaką uczelnię ukończyli, niekoniecznie mówi ci cokolwiek o ich umiejętnościach.
Kiedy już znajdziesz idealnego kandydata, sprawdź wcześniej wszystkie pomoce i formalności związane z zatrudnieniem, aby mieć pewność, że działasz zgodnie z prawem.
Pamiętaj również o zabezpieczeniu się odpowiednimi ramami prawnymi. W szczególności należy zadbać o sporządzenie odpowiedniej umowy o pracę, tak aby podstawowe warunki relacji pracownik-pracodawca były jasno określone.