Jeśli ciągły brak czasu jest twoim problemem to znak, że musisz zmienić kilka swoich nawyków. Bardzo często nie zdajemy sobie sprawy z tego, że mamy złe nawyki, przez które tracimy cenny czas.
Niewłaściwe wyznaczanie celów
Nieefektywnej pracy sprzyjają działania chaotyczne pozbawione jasno wyznaczonych celów. Wiele osób ma nawyk robienia czegokolwiek, byle tylko być zajętym i mieć spokojne sumienie. Trzeba zdać sobie sprawę z tego, że jest to droga donikąd bo żeby być produktywnym wcale nie trzeba być ciągle zajętym. Chodzi o to aby robić rzeczy właściwe oraz starać się upraszczać sobie pracę aby zabierała ona jak najmniej energii i czasu. Podstawą do tego jest zaś jasne wyznaczenie celów.
Próba realizacji zbyt wielu zadań jednocześnie
W efektywnej pracy chodzi o to, by skupiać się na swoich zadaniach. Najlepiej jest to robić wykonując tylko jedno zadanie w danym czasie. Niestety wiele osób ma nawyk ciągłego przerywania czynności, gdy przypominają sobie o kolejnej, która wydaje im się pilna. Przykładowo osoba pisząca artykuł nagle przypomina sobie, że musi pilnie zadzwonić do przychodni. Wracając z drugiego pomieszczenia dostrzega nierozwieszane pranie i zaczyna to robić. Później wraca do artykułu i nie może sobie przypomnieć na czym skończyła ani odzyskać rytmu pracy. Warto wiec zapamiętać zasadę, że wykonujemy jedno zadanie w jednym czasie i staramy się nie rozpraszać.
Brak planu lub złe planowania dnia
Nieplanowanie dnia to duży błąd. Jednocześnie wśród osób, które przygotowują listy zadań również nie brakuje tych, które robią to niewłaściwie. Listy bywają bardzo długie i chaotyczne. Tymczasem na dziennej liście zadań warto umieść 3-4 duże zadania i zacząć od tego najważniejszego. Zadania należy grupować tematycznie. Oznacza to, że w jednym czasie wykonujemy telefony, w kolejnym robimy wszystko co wiąże się z komputerem a gdy wyjeżdżamy do miasta w głównej sprawie po drodze załatwiamy także inne zadania. W planowaniu należy uwzględnić także czas na posiłki, przerwy i nieprzewidziane zdarzenia.
Spontaniczne zadania
Wrogiem produktywności jest także wykonywanie zadań nieplanowanych i spontanicznych. Gdy mamy do zrobienia coś czego nie lubimy bardzo często nagle nabieramy ochotę na naukę języka, czytanie książki czy porządkowanie mieszkania. Jest to bardzo zły nawyk, bo powinniśmy się trzymać planu a nasze zadania wykonywać według nadanych im priorytetów.
Nieporządek w otoczeniu
Wiele osób ignoruje kwestie porządkowe sądząc, że nie mają one wpływu na efektywne wykorzystywanie czasu. Zresztą w pierwszej kolejności i tak pojawia się wymówka, że przecież nie mamy czasu na sprzątanie. Tymczasem porządek w miejscu pracy bardzo dobrze wpływa na koncentrację. Nie tracimy też niepotrzebnie czasu na szukanie przedmiotów, gdy są one nam niezbędne do pracy. Myśląc o porządku należy pamiętać także o segregowaniu dokumentów oraz katalogowaniu plików w komputerze.
Tworzenie zbędnych notatek
Mnóstwo osób ma nawyk zapisywania wszystkiego co się może przydać. Nie warto popadać tutaj w skrajności bo notowanie wszystkiego może stać się frustrujące i może też wprowadzać dodatkowy chaos. Tak dzieje się w przypadku osób, które wszystko notują na karteczkach. Później takie karteczki przewracają się wszędzie a jednocześnie trudno je wyrzucić, bo dana informacja może się do czegoś przydać. Dużo praktyczniej jest korzystać z elektronicznych notatników.
Czynniki rozpraszające
Często w ogóle nie zdajemy sobie sprawy z tego, jak wiele wokół nas jest czynników rozpraszających. Mogą to być rozmowy telefoniczne, powiadomienia, niezapowiedziani goście i przedłużające się spotkania służbowe. Rozpraszająco mogą działać także hałasy z zewnątrz i rozmowy ze współpracownikami, zwłaszcza te prywatne mające charakter plotkowania.